Controlli di Linea

La Banca d’Italia, in recepimento delle direttive comunitarie di Basilea, nelle Istruzioni di Vigilanza ha previsto che la competitività di una Banca, la sua stabilità di medio e lungo periodo, la possibilità stessa che sia garantita una gestione sana e prudente non possono prescindere dal buon funzionamento del sistema dei controlli interni.

Il sistema dei controlli interni è costituito dall’insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative che mirano ad assicurare il rispetto delle strategie aziendali e il conseguimento delle seguenti finalità:

• efficacia ed efficienza dei processi aziendali (amministrativi, produttivi, distributivi, ecc.);
• salvaguardia del valore delle attività e protezione dalle perdite;
• affidabilità e integrità delle informazioni contabili e gestionali;
• conformità delle operazioni con la legge, la normativa di vigilanza nonché con le politiche, i piani, i regolamenti e le procedure interne.

Si possono individuare alcune tipologie di controlli, a prescindere dalle strutture organizzative in cui sono collocate:

• i controlli di linea, diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni
• i controlli sulla gestione dei rischi, che hanno l’obiettivo di concorrere alla definizione delle metodologie di misurazione del rischio, di verificare il rispetto dei limiti assegnati alle varie funzioni operative e di controllare la coerenza dell’operatività delle singole aree produttive con gli obiettivi di rischio – rendimento assegnati.
• l’attività di revisione interna, volta ad individuare andamenti anomali, violazioni delle procedure e della regolamentazione nonché a valutare la funzionalità del complessivo sistema dei controlli interni.

Per controllare l’operatività della Rete delle Filiali mediante attività di verifica periodiche a campione, che hanno l’obiettivo di certificare la corretta applicazione delle disposizioni normative/operative in vigore, ConfiNet ha sviluppato l’applicativo web “Controlli di Linea”.

I controlli hanno le seguenti caratteristiche:

• sono controlli svolti con una certa periodicità (mensile; trimestrale; semestrale; annuale);
• hanno per oggetto un campione di posizioni ben definito;
• l’esito dell’attività è definito come “certo” (minimizzazione della componente soggettiva nella valutazione del controllo: es.: verifica corretta compilazione, sottoscrizione ed archiviazione della contrattualistica, controllo materialità dei valori di cassa o dei valori in bianco, ecc.)

Questo e’ un esempio dell’elenco dei controlli che una filiale deve gestire:

Il prodotto consente tutti i controlli previsti dalle normative di legge e da quelle interne, che vengono svolti seguendo i passi identificati dalle seguenti macro-funzioni:

• Definizione del campione su cui effettuare i controlli
• Definizione dei profili delle persone incaricate dei controlli
• Definizione delle responsabilità e dei “Gestori delle Posizioni”
• Definizione dei controlli per tipologia, periodicità e classe di Filiale
  • Filtri ricerca controlli
  • Elenco controlli
• Cartelletta dei Controlli
• Effettuazione dei controlli
• Esito dei controlli
• Certificazione della Regolarizzazione dei Controlli
• Irregolarità
  • Rilevazione
  • Richiesta regolarizzazione
  • Esecuzione della regolarizzazione
• Inserimento e gestione Note
• Modulistica
• Reports
  • Analitico
  • Sintetico

E questo e’ il dettaglio di un controllo:

Il programma e’ completo anche di una sezione di reportistica in cui si possono generare i seguenti report:

Distribuzione irregolarità per Area / Filiale

Riepilogo irregolarità per Area / Filiale

Riepilogo irregolarità per Controllo / Tipo Campione

Trend irregolarità per controllo

I reports si pongono l’obiettivo di fornire l’evidenza dell’irregolarità dei controlli alle diverse strutture interessate (Capo Area, Addetto ai Controlli ed al Supporto Organizzativo, strutture di controllo e di coordinamento).